Total Pageviews

Wednesday 14 September 2016

PENERAPAN AKUNTANSI DI ERA DIGITAL

Pada masa sekarang ini di Indonesia mulai banyak orang yang memilih untuk memiliki  bisnis sendiri daripada bekerja di perusahaan.   Baik itu untuk anak muda yang mempunyai kreatifitas tinggi dan passion untuk membuat sebuah usaha, dan juga orang-orang yang sudah punya pekerjaan mapan yang memutuskan untuk keluar dari pekerjaannya dan memulai usaha sendiri.
 Besar kecilnya usaha yang mereka geluti tentu tergantung dari modal dan bidang usaha yang di pilih.  Bagi yang memulai usaha dalam skala besar biasanya mereka mempunyai perencanaan yang baik dan menyewa tenaga profesional untuk membantu proses bisnis dan pengembangannya.  Termasuk di antaranya dalam membuat business plan dan Akuntansinya.
Sementara untuk mereka yang memulai usaha di sektor informal atau kecil-kecilan cenderung mengabaikan hal tersebut, karena masih berkembang pendapat bahwa business plan dan Akuntansi itu hanya bisa di terapkan pada skala bisnis yang besar. Sehingga mereka lebih mengandalkan insting dalam berbisnis dan tanpa perencanaan.  Hal inilah yang menyebabkan usaha mereka banyak yang gagal atau tidak berkembang walau sebenarnya memiliki potensi yang sangat besar untuk berkembang dan menjadi besar.
AKUNTANSI,  definisi  :
Dalam berbagai buku Akuntansi definisi akuntansi ini mempunyai banyak pengertian, dan dari berbagai definisi tersebut saya mengambil kesimpulan sebagai berikut ;
Akuntansi adalah sebuah proses pengidentifikasian, klasifikasi, dan pengikhtisaran transaksi – transaksi atau kegiatan yang dapat di ukur dalam satuan uang dan hasil ikhtisarnya dapat di jadikan sebvagai tolok ukur dalam menilai kondisi aktifitas entitas tersebut “
Laporan keuangan sebagai hasil dari ringkasan kegiatan entitas yang dapat di ukur dalam satuan uang tersebut dapat di jadikan sebagai bahan analisa dan penilaian atas kinerja entitas atau manajemen.  Atau dalam bahasa sederhana laporan keuangan dapat juga di jadikan acuan hasil kegiatan usaha selama tahun berjalan. Sehingga kita dapat mengukur sejauh mana kemajuan usaha yang kita jalankan atau mungkin malah tidak ada kemajuan.

Selain itu juga laporan keuangan ini dapat juga di jadikan bahan evaluasi atas kegiatan yang telah terjadi sehingga kedepannya kita dapat menerapkan strategi yang tepat dalam mengembangkan usaha yang kita jalani.

Salah satu tahap dalam proses akuntansi itu adalah pembukuan atau bookkeeping, yang merupakan pencatatan atau recording data.  Tujuan dari pencatatan itu sendiri adalah proses dari identifikasi dan klasifikasi transaksi-transaksi atau kegiatan yang sedang terjadi dan nantinya dapat di ikhtisarkan dalam laporan keuangan.

Jika kita melihat definisi di atas maka hampir semua kegiatan dalam entitas adalah Akuntansi, walau secara wewenang setiap departemen mempunyai kewenangannya sendiri.  Namun jika mengacu pada teory di atas. Semua kegiatan dalam entitas tidak bisa tidak merupakan bagian dari akuntansi.  Itulah sebabnya akuntasi menjadi jantung dari entitas tersebut karena pusat daru recording data dan sumber informasi dari aktifitas entitas ada di sana.

Saat ini akuntansi mengalami perkembangan yang signifikan dalam prakteknya.  Akuntansi semakin memiliki peran yang sangat krusial  dan vital dalam keberhasilan sebuah entitas, sehingga para akuntan pun sekarang di harapkan memiliki pengetahuan lebih mengenai akuntansi dan proses pembentukan laporan keuangan sebagai sumber informasi yang di butuhkan oleh penggunanya.  Oleh sebab itulah di ciptakan berrbagai macam alat bantu yang berupa sistem aplikasi untuk akunting, mulai dari sistem aplikasi yang hanya di gunakan oleh departemen akuntansinya, di mana sistem itu hanya untuk mencatat jurnal sampai dengan laporan keuangan.   Sampai dengan sistem aplikasi yang dapat bersinergi ke semua bagian dan kegiatan entitas.   Seperti yang telah di jelaskan di atas di mana semua kegiatan entitas yang dapat di ukur di catat atau di record dalam satu sistem database.

Dan saya adalah salah satu orang yang menganjurkan penggunaan sistem aplikasi ini kepada entitas yang saya tangani, mulai dari yang sangat sederhana maupun yang kompleks.  Tergantung dari kebutuhan dan kemampuan entitas tersebut.  Kenapa penggunaan aplikasi akuntansi ini sangat di butuhkan dalam proses akuntansi?  Karena ada beberapa keuntungan yang bisa kita dapatkan dari penggunaan aplikasi ini, yaitu ;
1.        Sistem kontrol,  dengan menggunakan aplikasi akuntansi, terutama yang bersinergi dan dapat di gunakan semua departemen, ini sangat membantu kontrol terhadap transaksi dan kemungkinan adanya kecurangan-kecurangan yang mungkin terjadi.
2.       Real time data,  dengan menggunakan aplikasi tersebut maka data yang terecord atau tercata adalah data real time.  Sehingga apabila ingin di gunakan sebagai bahan analisa tentu lebih aktual.
3.       Lebih efektif dan efesien, tentu saja lebih efektif dan efesien karena, transaksi langsung di catat oleh pihak yang melakukan transaksi, tidak harus menunggu data masuk ke divisi akunting baru di catat.  Penggunaan kertas dan buku-buku untuk pencatatan pun bisa di kurangi karena data langsung tersimpan di database, sehingga dapat di gunakan sewaktu-waktu.  Ini juga mengurangi idle time departement-departement yang menggunakan data lanjutan seperti divisi pajak.

Dalam pemilihan aplikasi yang akan di gunakan pun kita harus teliti dan berhati-hati supaya tidak buang-buang waktu dan biaya, namun ternyata hasilnya tidak sesuai dengan yang di harapkan.  Memang tidak mudah juga dalam menentukan sistem mana yang akan kita pakai, ada beberapa hal yang harus di perhatikan. ;
1.       Kemampuan keuangan
2.       Bisnis proses
3.       Struktur Organisasi
Kemampuan keuangan, besar kecilnya skala usaha dan kemampuan keuangan perusahaan sangat penting dalam menentukan program apa yang akan di pakai, dengan tidak mengabaikan kebutuhan akan sistem yang di gunakan.

Business Process, setiap usaha tentu mempunyai karakteristik yang berbeda-beda, karena di pengaruhi budaya dan kebiasaan yang telah di adopsi sebelumnya.  Bisnis proses ini meliputi alur atau siklus penjualan, siklus pembelian dan siklus biaya dari entitas sehingga perlu di lihat program manakah yang mampu mendukung kegiatan entitas tersebut, meskipun tidak seratus persen dapat memenuhi kebutuhan entitas tetapi paling tidak bisa di cari yang paling membantu atau mendekati.

Struktur Organisasi, mencakup sumber daya manusianya.  Sehingga dalam penyusunan siklus dan berujung pada standar operasi proseduralnya (SOP).  Pada perusahaan yang skala usahanya masih kecil biasanya memiliki sumbed daya manusia yang masih terbatas, dan satu orang bisa menangani lebih dari satu jenis pekerjaan dalam struktur.  Sementara dalam perusahaan yang skala usahanya besar sumber daya manusia ini tidaklah menjadi masalah dengan menggunakan sistem atau program akuntansi dapat lebih efektifit dan efien dalam bekerja.

Ada beberapa ERP program yang biasa di gunakan saat ini, dapat di klasifikasikan sebagai berikut :
Ø  Program untuk skala kecil dan menengah, untuk skala ini yang paling sederhana ada program Krishand, program ini sederhana karena untuk akunting atau GL terpisah dengan kegiatan lain seperti penjualan dll. untuk scope yang lebih besar ada Accurate dan Zahir, keduannya identik dan sejenis. Program seperi ini sebaiknya minimal di gunakan secara integrated LAN sehingga dapat terhubung dan di gunakan oleh semua departemen dalam satu wilayah/gedung.
Ø  Program untuk skala yang lebih besar bisa dengan menggunakan web base, sekarang ini banyak vendor local yang menyediakan program ERP berdasar web, sehingga dapat di akses secara online.  Untuk perusahaan yang memiliki cabang lebih dari satu dan ingin dapat di kontrol dan bekerja secara online sehingga data yang di butuhkan bisa langsung tersedia, maka program-program akuntansi web base ini recomended.
Ø  Program untuk perusahaan skala yang besar dan mulitnasional biasanya sudah menggunakan program yang di keluarkan oleh perusahaan internasinal, seperti Microsoft Dynamic Axapta, SAP dan Oracle.

Sekali lagi program apapun yang di pilih harus di cermati agar tidak terlalu sering berganti program karena di anggap gagal.   Perlu adanya persiapan sebelum memutuskan program apa yang akan di gunakan. 


(c) irvanandrianto.blogspot.co id