Pada masa sekarang ini di
Indonesia mulai banyak orang yang memilih untuk memiliki bisnis sendiri daripada bekerja di
perusahaan. Baik itu untuk anak muda
yang mempunyai kreatifitas tinggi dan passion untuk membuat sebuah usaha, dan
juga orang-orang yang sudah punya pekerjaan mapan yang memutuskan untuk keluar
dari pekerjaannya dan memulai usaha sendiri.
Besar kecilnya usaha yang mereka geluti tentu
tergantung dari modal dan bidang usaha yang di pilih. Bagi yang memulai usaha dalam skala besar
biasanya mereka mempunyai perencanaan yang baik dan menyewa tenaga profesional
untuk membantu proses bisnis dan pengembangannya. Termasuk di antaranya dalam membuat business
plan dan Akuntansinya.
Sementara untuk mereka yang memulai
usaha di sektor informal atau kecil-kecilan cenderung mengabaikan hal tersebut,
karena masih berkembang pendapat bahwa business plan dan Akuntansi itu hanya
bisa di terapkan pada skala bisnis yang besar. Sehingga mereka lebih
mengandalkan insting dalam berbisnis dan tanpa perencanaan. Hal inilah yang menyebabkan usaha mereka
banyak yang gagal atau tidak berkembang walau sebenarnya memiliki potensi yang
sangat besar untuk berkembang dan menjadi besar.
AKUNTANSI,
definisi :
Dalam berbagai buku Akuntansi
definisi akuntansi ini mempunyai banyak pengertian, dan dari berbagai definisi
tersebut saya mengambil kesimpulan sebagai berikut ;
“ Akuntansi adalah sebuah
proses pengidentifikasian, klasifikasi, dan pengikhtisaran transaksi –
transaksi atau kegiatan yang dapat di ukur dalam satuan uang dan hasil
ikhtisarnya dapat di jadikan sebvagai tolok ukur dalam menilai kondisi
aktifitas entitas tersebut “
Laporan keuangan sebagai hasil
dari ringkasan kegiatan entitas yang dapat di ukur dalam satuan uang tersebut
dapat di jadikan sebagai bahan analisa dan penilaian atas kinerja entitas atau
manajemen. Atau dalam bahasa sederhana
laporan keuangan dapat juga di jadikan acuan hasil kegiatan usaha selama tahun
berjalan. Sehingga kita dapat mengukur sejauh mana kemajuan usaha yang kita
jalankan atau mungkin malah tidak ada kemajuan.
Selain itu juga laporan
keuangan ini dapat juga di jadikan bahan evaluasi atas kegiatan yang telah
terjadi sehingga kedepannya kita dapat menerapkan strategi yang tepat dalam
mengembangkan usaha yang kita jalani.
Salah satu tahap dalam proses
akuntansi itu adalah pembukuan atau bookkeeping, yang merupakan pencatatan atau
recording data. Tujuan dari pencatatan
itu sendiri adalah proses dari identifikasi dan klasifikasi transaksi-transaksi
atau kegiatan yang sedang terjadi dan nantinya dapat di ikhtisarkan dalam
laporan keuangan.
Jika kita melihat definisi di
atas maka hampir semua kegiatan dalam entitas adalah Akuntansi, walau secara
wewenang setiap departemen mempunyai kewenangannya sendiri. Namun jika mengacu pada teory di atas. Semua
kegiatan dalam entitas tidak bisa tidak merupakan bagian dari akuntansi. Itulah sebabnya akuntasi menjadi jantung dari
entitas tersebut karena pusat daru recording data dan sumber informasi dari
aktifitas entitas ada di sana.
Saat ini akuntansi mengalami
perkembangan yang signifikan dalam prakteknya.
Akuntansi semakin memiliki peran yang sangat krusial dan vital dalam keberhasilan sebuah entitas,
sehingga para akuntan pun sekarang di harapkan memiliki pengetahuan lebih
mengenai akuntansi dan proses pembentukan laporan keuangan sebagai sumber
informasi yang di butuhkan oleh penggunanya.
Oleh sebab itulah di ciptakan berrbagai macam alat bantu yang berupa
sistem aplikasi untuk akunting, mulai dari sistem aplikasi yang hanya di
gunakan oleh departemen akuntansinya, di mana sistem itu hanya untuk mencatat
jurnal sampai dengan laporan keuangan.
Sampai dengan sistem aplikasi yang dapat bersinergi ke semua bagian dan kegiatan
entitas. Seperti yang telah di jelaskan
di atas di mana semua kegiatan entitas yang dapat di ukur di catat atau di
record dalam satu sistem database.
Dan saya adalah salah satu
orang yang menganjurkan penggunaan sistem aplikasi ini kepada entitas yang saya
tangani, mulai dari yang sangat sederhana maupun yang kompleks. Tergantung dari kebutuhan dan kemampuan
entitas tersebut. Kenapa penggunaan
aplikasi akuntansi ini sangat di butuhkan dalam proses akuntansi? Karena ada beberapa keuntungan yang bisa kita
dapatkan dari penggunaan aplikasi ini, yaitu ;
1. Sistem kontrol, dengan menggunakan aplikasi akuntansi,
terutama yang bersinergi dan dapat di gunakan semua departemen, ini sangat
membantu kontrol terhadap transaksi dan kemungkinan adanya
kecurangan-kecurangan yang mungkin terjadi.
2. Real
time data, dengan menggunakan
aplikasi tersebut maka data yang terecord atau tercata adalah data real
time. Sehingga apabila ingin di gunakan
sebagai bahan analisa tentu lebih aktual.
3. Lebih
efektif dan efesien, tentu saja lebih efektif dan efesien karena,
transaksi langsung di catat oleh pihak yang melakukan transaksi, tidak harus
menunggu data masuk ke divisi akunting baru di catat. Penggunaan kertas dan buku-buku untuk
pencatatan pun bisa di kurangi karena data langsung tersimpan di database,
sehingga dapat di gunakan sewaktu-waktu.
Ini juga mengurangi idle time departement-departement yang menggunakan
data lanjutan seperti divisi pajak.
Dalam pemilihan aplikasi yang
akan di gunakan pun kita harus teliti dan berhati-hati supaya tidak buang-buang
waktu dan biaya, namun ternyata hasilnya tidak sesuai dengan yang di
harapkan. Memang tidak mudah juga dalam
menentukan sistem mana yang akan kita pakai, ada beberapa hal yang harus di
perhatikan. ;
1. Kemampuan
keuangan
2. Bisnis
proses
3. Struktur
Organisasi
Kemampuan keuangan, besar
kecilnya skala usaha dan kemampuan keuangan perusahaan sangat penting dalam
menentukan program apa yang akan di pakai, dengan tidak mengabaikan kebutuhan
akan sistem yang di gunakan.
Business Process,
setiap usaha tentu mempunyai karakteristik yang berbeda-beda, karena di
pengaruhi budaya dan kebiasaan yang telah di adopsi sebelumnya. Bisnis proses ini meliputi alur atau siklus
penjualan, siklus pembelian dan siklus biaya dari entitas sehingga perlu di
lihat program manakah yang mampu mendukung kegiatan entitas tersebut, meskipun
tidak seratus persen dapat memenuhi kebutuhan entitas tetapi paling tidak bisa
di cari yang paling membantu atau mendekati.
Struktur Organisasi,
mencakup sumber daya manusianya.
Sehingga dalam penyusunan siklus dan berujung pada standar operasi
proseduralnya (SOP). Pada perusahaan yang skala usahanya masih
kecil biasanya memiliki sumbed daya manusia yang masih terbatas, dan satu orang
bisa menangani lebih dari satu jenis pekerjaan dalam struktur. Sementara dalam perusahaan yang skala
usahanya besar sumber daya manusia ini tidaklah menjadi masalah dengan
menggunakan sistem atau program akuntansi dapat lebih efektifit dan efien dalam
bekerja.
Ada beberapa ERP program yang
biasa di gunakan saat ini, dapat di klasifikasikan sebagai berikut :
Ø Program
untuk skala kecil dan menengah, untuk skala ini yang paling sederhana ada
program Krishand, program ini sederhana karena untuk akunting atau GL terpisah
dengan kegiatan lain seperti penjualan dll. untuk scope yang lebih besar ada Accurate
dan Zahir,
keduannya identik dan sejenis. Program seperi ini sebaiknya minimal di gunakan
secara integrated LAN sehingga dapat terhubung dan di gunakan oleh semua
departemen dalam satu wilayah/gedung.
Ø Program
untuk skala yang lebih besar bisa dengan menggunakan web base, sekarang ini
banyak vendor local yang menyediakan program ERP berdasar web, sehingga dapat
di akses secara online. Untuk perusahaan
yang memiliki cabang lebih dari satu dan ingin dapat di kontrol dan bekerja
secara online sehingga data yang di butuhkan bisa langsung tersedia, maka
program-program akuntansi web base ini recomended.
Ø Program
untuk perusahaan skala yang besar dan mulitnasional biasanya sudah menggunakan
program yang di keluarkan oleh perusahaan internasinal, seperti Microsoft
Dynamic Axapta, SAP dan Oracle.
Sekali lagi program apapun
yang di pilih harus di cermati agar tidak terlalu sering berganti program karena
di anggap gagal. Perlu adanya persiapan
sebelum memutuskan program apa yang akan di gunakan.
(c) irvanandrianto.blogspot.co id