IMPLEMENTASI ERP DALAM BISNIS

Setelah mengetahui pentingnya penggunaan system Accounting pada bisnis anda berikutnya adalah mengetahui bagaimana menerapkan atau mengimplementasikan system tersebut pada bisnis anda.  Seperti yang saya tuliskan sebelumnya, sebelum kita memilih program apa yang akan kita gunakan maka kita harus mengetahui dahulu kebutuhan kita, dan seperti apa proses atau secara umum saya menyebutnya siklus seperti apakah yang kita inginkan dan akan kita terapkan.

Secara dasar ada 3 prinsip utama yang di butuhkan dalam sebuah kegiatan sebuah perusahaan.  Yaitu :

·         Siklus Penjualan

·         Siklus Pembelian

·         Siklus Biaya

Siklus atau alur ketiga hal inilah yang akan menjadi dasar dalam menyusun system accounting.  Karena untuk penggunaan program Accurate, Zahir, Axapta atau SAP biasanya ada team dari mereka yang akan membantu kita dalam menyusun atau mendesign program tersebut agar sesuai dengan kebutuhan kita, apabila ada yang tidak bisa mengikuti kemauan kita secara penuh biasanya akan di berikan alternatif-alternatif yang pernah di gunakan sebelumnya oleh klien mereka.  Namun secara umum tidak menyalahi kaidah akuntansi hanya berbeda karena adanya perbedaan kebijakan dalam suatu proses di tiap-tiap perusahaan.  Untuk kasus seperti ini maka perlu fleksibilitas dalam perusahaan untuk menyesuaikan dengan kemampuan program yang di gunakan.

Yang paling utama harus di perhatikan dari ketiga siklus tersebut adalah  prosedur-prosedur dan kebijakan-kebijakan yang di gunakan perusahaan dan formulir-formulir yang di gunakan untuk menginput dan hasilnya akan seperti apa, data yang harus di input di setiap proses penginputan dalam form-form yang telah di buat dan bagaimanakah nantinya data itu akan di proses dan di gunakan baik oleh manajemen, user, maupun pihak-pihak lain seperti akunting dan pajak.

Sebelum di terapkan sistem akuntansi dalam perusahaan harus ada kesamaan pandangan dalam setiap individu di perusahaan, bahwa semua kebutuhan data harus di ambil dari database sisem, dan setiap formulir yang di gunakan untuk alat transaksi di cetak atau di  hasilkan dari sistem tersebut.  Sehingga bisa meminimalisir penggunaan data manual.  Dan akan memaksa pengguna sistem untuk mengerjakan pekerjaan sistem dengan benar.  Karena benar tidaknya database yang tersimpan itulah data yang di gunakan sebagai bahan analisa dan pengambilan keputusan manajemen.

Jika semua persiapan tersebut sudah siap, maka selanjutnya adalah implementasi sistem tersebut di lapangan.  Ada beberapa kendala yang dapat menyebabkan implementasi ini gagal ;

1.        Ketidaksiapan sarana dan prasarana

2.       Ketidaksiapan sumber daya manusia

Ketidak siapan sarana dan prasarana ini kadang terjadi ketika sebuah perusahaan ingin cepat-cepat menerapkan sistem di lapangan namun ketersedian jumlah komputer, printer ataupun akses internet atau LAN yang belum siap sehingga mengganggu implementasi baik dari proses training maupun pelaksanaannya.  Dan bisa juga implementasinya jadi tidak maksimal.

Sementara kendala dari Manusia ini banyak terjadi karena biasanya sistem baru sering memunculkan resistensi dari users, hal itu di sebabkan karena adanya kenyamanan dengan yang selama ini biasa mereka kerjakan, ada juga karena resistensi yang berlebihan terhadap hal-hal baru, dan juga karena adanya motif-motif tertentu apalagi jika sistem tersebut menyebabkan kontrol semakin ketat. Orang-orang yang biasa bermain dan biasa melakukan kecurangan resisten terhadap sistem baru tersebut.

Untuk itulah di perlukan ketegasan dan konsistensi dalam kebijakan dan penerapan sistem baru dalam sistem atau prosedur kerja di lapangan.

KELUHAN UNTUK KEPOLISIAN

Sekitar bulan Juni 2016, saya kehilangan mobil pickup yang di bawa lari oleh adik saya yang saya tugaskan untuk mengurusi usaha jualan sayur di wilayah jagakarsa dan sekitarnya.  Karena masih adik sendiri maka saya menunggu satu bulan hingga juli 2016 supaya dia muncul dan mengembalikan mobil tersebut.  Karena hingga bulan Juli setelah lebaranpun dia tidak muncul maka saya dengan adik saya yang lain berusaha untuk mencarinya.  Tapi sia-sia hasilnya nihil dia hilang bagaikan di telan bumi.

Akhirnya saya melaporkan kasus ini ke kepolisian sektor Timbul tanggal 26 juli 2016 dan di BAP.  Selain melaporkan ke polisi saya juga menyebarkan berita kehilangan tersebut melalui media sosial.  Tidak lama setelah itu ada dua orang yang datang ke rumah mertua saya di Cipedak yang menyatakan sebagai karyawan sebuah koperasi, dan mobil tersebut ada pada mereka karena di gadaikan oleh adik saya.  Berdasarkan pembicaraan dengan ke dua orang tersebut mereka menginginkan agar saya menebus mobil tersebut atau menukarnya dengan adik saya yang buron.  Tentu saja saya menolak.  Solusi yang lain dia meminta saya untuk menemui bosnya di daerah kalimalang.  Akhirnya saya menjadikan informasi ini tambahan laporan ke kepolisian.  Saya memberikan no telp dan alamat yang di berikan oleh orang yang mengaku dari koperasi tersebut ke pihak kepolisian.

Selain melaporkan ke polisi juga saya mendatangi pihak leasing karena saya sempat mempending pembayaran angsuran karena masalah ini, dan dari pihak leasing sempat memberitahu saya untuk menemui bapak reza dari pihak leasing ACC bogor, untuk mencari solusi bersama.  Tapi ketika saya datang kesana dan menemui bapak reza ternyata bukan solusi yang di berikan tapi sekedar informasi bagaimana surat-surat pelaporan ke kepolisian seharusnya dan pada prinsipnya mereka tidak mau tahu masalah yang di alamai konsumen.  Yang penting buat mereka adalah anguran atasu piutang mereka tetap di bayar, bahkan bapak reza mengatakan jika saya menolak membayar angsuran dia bisa memutar balikkan kata-kata dalam laporan kepolisian dan menjadikannya sebagai pidana.  Saya sempat marah dengan kata-katanya ini, tapi istri saya memberi kode untuk menenangkan saya dan segera meninggalkan kantor ACC.

Sudah dua bulan berlalu tapi masih belum ada perkembangan kasus ini. Terakhir saya tanyakan ke penyidik di polsek, msh belum ada perkembangan apapun masih tidak ada berita apa-apa yang bisa di sampaikan.  Hal ini membuat saya bertanya-tanya,  apakah memang selama ini proses dalam kepolisian?  Padahal kalau lihat di televisi apabila kasus menimpa orang terkenal atau penting maka dengan cepat kepolisian langsung dapat mengungkap dan menangkap pelakunya.  Tsapi jika menimpa masyarakat biasa seperti saya apakah sebenarnya laporan ini di tindaklanjuti ataukah hanya sekedar formalitas saja kita melapor ke polisi, namun sebenernya tidak akan ada tindakan apapun dari kepolisian.

Ataukah ada perbedaan kualitas sumber daya manusia yang sangat jauh antara kepolisian di polsek dengan polres atau polda, sehingga kalau di laporkan ke polsek tidak akan bisa di selesaikan. Atau bagaimana? Apakah ada teman yang tahu bagaimana harus menindaklanjuti peristiwa ini.

Yang kedua yang menjadi pertanyaan saya adalah bagaimana dengan orang yang menerima kendaraan hasil pencurian atau penggelapan ini. Bukankah mereka itu bisa di sebut sebagai penadah? Dalam beberapa kali berita yang muncul di televisi setiap ada kasus penggelapan maka yang di tangkap adalah pelaku penggelapannya, sementara penadahnya tidak di beritakan di tangkap atau di tindak.  Apakah memang para penadah ini tidak di anggap melanggar hukum? Karena kalau para penadah ini tidak di tindak maka akan ada terus penggelapan dan pencurian, karena akan selalu ada orang yang menadahnya dan menghasilkan uang.