IMPLEMENTASI ERP DALAM BISNIS

Setelah mengetahui pentingnya penggunaan system Accounting pada bisnis anda berikutnya adalah mengetahui bagaimana menerapkan atau mengimplementasikan system tersebut pada bisnis anda.  Seperti yang saya tuliskan sebelumnya, sebelum kita memilih program apa yang akan kita gunakan maka kita harus mengetahui dahulu kebutuhan kita, dan seperti apa proses atau secara umum saya menyebutnya siklus seperti apakah yang kita inginkan dan akan kita terapkan.

Secara dasar ada 3 prinsip utama yang di butuhkan dalam sebuah kegiatan sebuah perusahaan.  Yaitu :

·         Siklus Penjualan

·         Siklus Pembelian

·         Siklus Biaya

Siklus atau alur ketiga hal inilah yang akan menjadi dasar dalam menyusun system accounting.  Karena untuk penggunaan program Accurate, Zahir, Axapta atau SAP biasanya ada team dari mereka yang akan membantu kita dalam menyusun atau mendesign program tersebut agar sesuai dengan kebutuhan kita, apabila ada yang tidak bisa mengikuti kemauan kita secara penuh biasanya akan di berikan alternatif-alternatif yang pernah di gunakan sebelumnya oleh klien mereka.  Namun secara umum tidak menyalahi kaidah akuntansi hanya berbeda karena adanya perbedaan kebijakan dalam suatu proses di tiap-tiap perusahaan.  Untuk kasus seperti ini maka perlu fleksibilitas dalam perusahaan untuk menyesuaikan dengan kemampuan program yang di gunakan.

Yang paling utama harus di perhatikan dari ketiga siklus tersebut adalah  prosedur-prosedur dan kebijakan-kebijakan yang di gunakan perusahaan dan formulir-formulir yang di gunakan untuk menginput dan hasilnya akan seperti apa, data yang harus di input di setiap proses penginputan dalam form-form yang telah di buat dan bagaimanakah nantinya data itu akan di proses dan di gunakan baik oleh manajemen, user, maupun pihak-pihak lain seperti akunting dan pajak.

Sebelum di terapkan sistem akuntansi dalam perusahaan harus ada kesamaan pandangan dalam setiap individu di perusahaan, bahwa semua kebutuhan data harus di ambil dari database sisem, dan setiap formulir yang di gunakan untuk alat transaksi di cetak atau di  hasilkan dari sistem tersebut.  Sehingga bisa meminimalisir penggunaan data manual.  Dan akan memaksa pengguna sistem untuk mengerjakan pekerjaan sistem dengan benar.  Karena benar tidaknya database yang tersimpan itulah data yang di gunakan sebagai bahan analisa dan pengambilan keputusan manajemen.

Jika semua persiapan tersebut sudah siap, maka selanjutnya adalah implementasi sistem tersebut di lapangan.  Ada beberapa kendala yang dapat menyebabkan implementasi ini gagal ;

1.        Ketidaksiapan sarana dan prasarana

2.       Ketidaksiapan sumber daya manusia

Ketidak siapan sarana dan prasarana ini kadang terjadi ketika sebuah perusahaan ingin cepat-cepat menerapkan sistem di lapangan namun ketersedian jumlah komputer, printer ataupun akses internet atau LAN yang belum siap sehingga mengganggu implementasi baik dari proses training maupun pelaksanaannya.  Dan bisa juga implementasinya jadi tidak maksimal.

Sementara kendala dari Manusia ini banyak terjadi karena biasanya sistem baru sering memunculkan resistensi dari users, hal itu di sebabkan karena adanya kenyamanan dengan yang selama ini biasa mereka kerjakan, ada juga karena resistensi yang berlebihan terhadap hal-hal baru, dan juga karena adanya motif-motif tertentu apalagi jika sistem tersebut menyebabkan kontrol semakin ketat. Orang-orang yang biasa bermain dan biasa melakukan kecurangan resisten terhadap sistem baru tersebut.

Untuk itulah di perlukan ketegasan dan konsistensi dalam kebijakan dan penerapan sistem baru dalam sistem atau prosedur kerja di lapangan.